Elektronischer Verwaltungsakt-Entwurf

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Definition

Verwaltungsverfahren sind gemäß § 10 VwVfG grundsätzlich formfrei. Seit dem 3. VwVfÄndG ist der elektronische Verwaltungsakt ausdrücklich in § 37 Abs. 2 Satz 1 VwVfG normiert.

Mangels hinreichender gesetzlicher Bestimmung ist er als elektronisches Dokument i.S.d. § 3a Abs. 1 VwVfG zu behandeln.

Ein elektronischer Verwaltungsakt liegt insoweit vor, wenn dessen Regelung mittels Schriftzeichen übermittelt wird, ohne auf eine Sache i.S.d. § 90 BGB fixiert zu sein, wenn also eine als elektronisches Dokument erzeugte Verwaltungsentscheidung i.S.d. § 35 VwVfG unter Nutzung eines Speichermediums von einer Behörde erlassen wird. Elektronisch erlassen ist ein solcher Verwaltungsakt, wenn er unter den Voraussetzungen des § 3a Abs. 1 VwVfG dem Empfänger übermittelt wird.

Die Übermittlung per Telefax oder Telegramm geschieht zwar durch eine elektronische Übermittlung, sie wird allerdings durch eine verkörperte Gedankenerklärung (Faxausdruck) abgeschlossen und stellt daher einen schriftlichen Verwaltungsakt (VA) dar. Hingegen ist ein durch e-mail übermittelter Verwaltungsakt ein elektronischer, auch wenn der Empfänger einen Ausdruck anfertigen könnte. Maßgeblich für die Unterscheidung ist, ob der Ausdruck automatisch erfolgt. Ist dies der Fall, so liegt ein schriftlicher VA vor.

Inhaltliche Anforderungen

Die inhaltlichen Anforderungen entsprechen denen, die an schriftliche Verwaltungsakte gestellt werden. Auch ein elektronischer Verwaltungsakt ist mit einer Begründung gem. § 39 Abs. 1 Satz 1 VwVfG zu versehen. Für die Begründung gilt grundsätzlich die Form des erlassenen Verwaltungsaktes.

Auch der elektronische Verwaltungsakt muss wegen § 37 Abs. 3 VwVfG die erlassende Behörde erkennen lassen und die Unterschrift oder die Namenswiedergabe des Behördenleiters, seines Vertreters oder seines Beauftragten enthalten. Dieses Erfordernis sichert die Beweis-, Garantie-, sowie Abschlussfunktion.

Bei Ersetzen der Schriftform durch die elektronische Form gilt nach § 37 Abs. 3 Satz 2 VwVfG zudem, dass das der elektronischen Signatur zugrunde liegende Zertifikat die erlassende Behörde erkennen lässt.

Beim „einfachen“ elektronischen Verwaltungsakt (also ohne elektronische Signatur) ist allein § 37 Abs. 3 Satz 1 VwVfG maßgeblich.